Minggu, 29 September 2013
Apa Start Mail Merge?
Fasilitas Mail Merge sebenarnya
sudah disertakan Microsoft sejak aplikasi ini diperkenalkan beberapa tahun
lalu, hanya saja di Microsoft Word 2010 fasilitas ini ditambah kemampuannya dan
perintahnya juga ditambah dengan Start Mail Merge. Penambahan Start Mail Merge
karena di sini sudah tersedia beberapa pilihan seperti Envelopes, Label, E-mail
Message, Directory, dan fasilitas Wizard untuk membuat Mail Merge.
Bagaimana memanfaatkan fitur Start
Mail Merge tersebut? Sebagai gambaran langkah yang harus dilakukan adalah
sebagai berikut:
- Sebelumnya sobat harus membuat dokumen induk /dokumen utama, dalam contoh mungkin bisa di lihat di bawah ini
- Setelah dokumen induk selesai simpan dengan nama contoh
“Formulir”.
Kemudian klik tab menu Mailings. - Kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard.
- Pada kotak dialog yang muncul, pilih Letters pada bagian Select
document type. Kemudian klik Next : Starting document.
- Kemudian Pada step yang selanjutnya, pilih Use the current document, klik Next.
- Pada Step yang ketiga ini kita akan membuat sumber data (data
source) untuk mail merge. Sumber data dalam contoh kali ini adalah sebagai berikut :
- Pilih Type a new list kemudian klik teks Create. Kemudian klik
Next :
Write your letter.
- Pada kotak dialog yang muncul, judul dari kolom tidak sesuai
dengan
dokumen induk kita. Klik tombol Customize Columns, kemudian pilih
Field Name yang akan diganti, klik tombol Rename.
- Ketikkan Nama pada Change field name. Setelah selesai klik
tombol
OK. Lakukan hal yang sama untuk field yang lain.
- Untuk menghapus field yang tidak digunakan, pilih field yang
akan
dihapus, klik tombol Delete, kemudian klik Yes. Lakukan untuk
menghapus field yang lain. - Kemudian klik tombol OK, dan mulailah mengisikan datanya. Untuk
menambah data yang baru klik tombol New Entry. - Setelah semua data diinput, klik tombol OK.
- Kemudian tentukan tempat penyimpanan, dan ketikkan nama data
sourcenya misal adalah 123. Kemudian klik tombol Save.
- Kemudian klik Next : Write your letter. Pada
kotak dialog yang
muncul, letakkan kursor di sebelah field nama, kemudian klik More
Item, Pilih field Nama, kemudian klik Insert. Lakukan untuk
memasukkan field yang lainnya.
- Klik tombol Next : Write your letter.
- Pada step ini anda dapat melihat masing–masing isi
datanya dengan mengklik Preview your letter. Kemudian klik Write
your letter.
